מדריך מלא להפקת אירועים – איך לארגן כל סוג של אירוע

הפקת אירוע, לא משנה איזה אירוע, היא פעולה מאתגרת שכוללת לא מעט שלבים ובעצם צריך לעשות לא מעט בשבילה. כל מי שמפיק אירוע רוצה שהאירוע שלו יהיה מיוחד במינו, מושלם, חד פעמי ובלתי נשכח וכמובן שהוא רוצה שלא רק הוא ירגיש ויחשוב ככה אלא גם המוזמנים והאורחים שיגיעו לשמוח איתו ולשמח אותו. יש כיום סוגים שונים של אירועים ובעצם כל נקודת ציון במהלך החיים עשויה להתברר כסיבה אמיתית למסיבה, סיבה טובה להיפגש, לשמוח, לבלות ביחד וליצור זיכרונות וחוויות שיישארו לנצח. חשוב לשים לב שלכל סוג של אירוע יש את דרך הארגון שלו ואת הדגשים שצריך לשים כשמתחיל תהליך ההפקה והארגון. ארגון נכון יביא לאירוע לא פחות ממושלם ואפשר יהיה להבחין בקלות שבאירוע הזה הייתה התייחסות גם לפרטים הקטנים.

איך מפיקים חתונה?

נכון, רוב הזוגות מארגנים חתונה בעצמם ושורדים. כדאי שתדעו שאם אתם בוחרים בשירותיה של חברת הפקות מקצועית לחתונות אתם חוסכים לעצמכם הרבה זמן וכסף ואולי גם כאב ראש. כשמישהו אחר מארגן את החתונה הוא עושה זאת בדיוק כמו שאתם רוצים, רק עושה את זה בלעדיכם וגם מפנה לכם את הזמן והאנרגיות להתעסק בדברים אחרים, שאולי קשורים לחתונה וחייבים להיות מטופלים על ידכם או שאולי כלל לא קשורים לאירוע עצמו. התוצאה – רעיונות והשראה שיכולים להיות רק למי שיש לו ניסיון רב בארגון אירועים בסדר גודל דומה.

הפקת יום כיף לעובדים

בשנים האחרונות מאד נפוץ ומקובל להוציא את העובדים ממקום העבודה מדי כמה חודשים או אחת לשנה לאירוע של שבירת שגרה, גיבוש וכיף בשבילם. הרבה מונח כאן על הכף בעת הפקת יום הכיף לעובדים – הכרות מעמיקה שלהם, הנאה ושינוי אווירה וכמובן – נטיעת התחושות שיש מי שדואג להם ולרווחה שלהם. ימי הכיף האלה חשובים מאד לשם חיזוק הקשר בין העובדים לבין מקום העבודה והם מאפשרים יצירת קשר בלתי אמצעי בין העובדים לבין המנהלים, אלה שבדרך כלל לא נפגשים איתם על בסיס יומיומי. טיולים, פעילויות חוץ, סיורים במקומות מיוחדים או השתתפות בסדנאות – כל אלה יכולים להיות רעיונות מצוינים לימי כיף וגיבוש.

אירוע ברית או בריתה בבית

מי אמר שאירוע ברית או בריתה חייב להתקיים באולם או גן אירועים? בין אם האירוע מתקיים ביומו השמיני לחייו של התינוק ובין אם מדובר באירוע שמתקיים לאחר כמה שבועות או חודשים מהלידה – האירוע יכול לקבל תפנית משפחתית נפלאה ונעימה אם תחליטו לציין אותו אצלכם בבית. האישה אחרי הלידה לא חייבת להתאמץ ולהופיע מול אנשים לפני שהתאוששה לחלוטין מהלידה שעברה ויתרה מזאת – לא חייבים להוציא תינוק בן יומו מהבית רק כדי לחגוג את הברית ולשתף בלידתו חברים, מכרים ובני משפחה. עם עובדים של חברה מקצועית תוכלו להפיק אירוע ברית או בריתה אצלכם בבית במינימום טרחה, התעסקות וכמובן זמן להשקיע, זמן שעדיף שתשקיעו בהסתגלות לשגרה החדשה של המשפחה שלכם.

אירוע השקה

אחד מסוגי האירועים העסקיים, זה שיש לו חשיבות גבוהה מאד. אירוע השקה הוא העיתוי שבו חברה או עסק בוחרים לצאת בהודעה חגיגית על השקתו של מוצר או שירות חדש, כזה שיצא לפועל בזכות ביקוש מהשטח, לאחר עבודה מאומצת או כחלק משלים למוצרים ושירותים שכבר קיימים ומוכרים. לאירועי השקה מוזמנים אורחים מקהל יעד מסוים שרוצים וחשוב יהיה להם לדעת על דבר ההשקה של המוצר או השירות והמטרה תהיה עסקית טהורה – להפוך אותם ללקוחות שמעוניינים במוצר או השירות וייקנו אותו. מכאן שיש חשיבות מאד גבוהה בארגון נכון של אירוע ההשקה, במיתוג והעיצוב שלו וקביעת סדר הפעולות כך שהמטרה העסקית תושג בהצלחה.

הפקת ימי עיון

ימי עיון שנמשכים על פי כמה שעות הם אתגר לארגון והפקה. צריך מצד אחד לארגן את התוכן העסקי או הלימודי שיועבר ביום הזה ומצד שני – צריך לתכנן בקפידה את סדר היום, את ההפסקות, לבחור את המקום המתאים ביותר וכמובן את כל מה שיהיה מסביב – שירותי הגברה, אמצעי כתיבה וכיבוד. הפקה של יום עיון חייבת להתבצע ביחד עם החברה שמעבירה את התוכן תוך התחשבות מוחלטת בקהל היעד, אלה שיגיעו וייקחו חלק ביום הזה. חשוב להגדיר את המטרות של היום העיון על מנת שיהיה קל יותר להשיג אותן ולהתרכז בתוכן העסקי או הלימודי החשוב.

הפקה נכונה של אירועי יוקרה

לא פשוט לארגן אירוע יוקרה ויש הרבה מה לעשות על מנת להתכונן אליו כמו שצריך. צריך לבחור את המקום שמתאים לאירוע כזה (הרי ברור שלא כל מקום יתאים לקהל היעד של אירועי יוקרה ולאירועים עצמם), צריך לבחור בקפידה את כל נותני השירותים וצריך לוודא שנשמר הסטנדרט הגבוה של אירוע בסדר גודל שכזה. לא כל אחד יכול להפיק אירוע יוקרה בצורה נבונה שתשיג את התוצאות הדרושות ולכן חשוב במיוחד בסוג אירוע כזה לבקש את העזרה של איש מקצוע שמכיר את התחום, בקיא בו ויש לו ניסיון בהפקת אירועים דומים.

איך מפיקים אירוע בת מצווה

ילדה שהופכת לנערה היא הכלה של האירוע הזה. ההורים ובני המשפחה שלה לבטח נרגשים לא פחות ממנה. בין אם מדובר בבת הבכורה ובין אם זו אחת מהאחיות – בת מצווה היא אירוע מיוחד ומרגש וחשוב לתת את הדגש ואת תשומת הלב למי שחוגגת. היום אפשר לשבור שגרה ולהפיק אירוע בת מצווה פורץ גבולות ומיוחד במינו, בעיקר אם נעזרים באנשי מקצוע שיש להם ידע וניסיון בהפקת אירועים דומים. זו הזדמנות מצוינת להפנות את אור הזרקורים לנערה ולשתף אותה בסיבה הנהדרת למסיבה!

הפקת אירועים בטבע

אין מי שלא יאהב את הרעיון של ארגון אירוע בחיק הטבע וחשוב מאד לדעת שכמעט כל אירוע אפשר לקיים בחוץ, תחת כיפת השמיים ובחיבור מדהים לטבע ולאדמה. מה שצריך לדעת הוא למה כדאי לשים לב ואיך בדיוק לבחור את השירותים או כל מה שצריך לשם כך – פינות ישיבה, פתרונות הצללה או קירוי, בחירה של המנות שאפשר לאכול בחוץ ואפילו לשים לב לאופן הבישול בשטח. גם אירועים פרטיים משמחים וגם אירועים עסקיים אפשר להעביר מאולם האירועים אל החלל הפתוח, בעיקר במדינת ישראל שבה מזג האוויר רוב השנה מתאים לכך ויהיה נעים.

הרמת כוסית בחברות וארגונים

שום חג חשוב לא נשכח או הולך לאיבוד כיום ויש חשיבות גבוהה מאד לאירועי הרמת הכוסית, בעיקר בראש השנה ובפסח. בחנוכה הופך האירוע הזה להדלקת נרות בחנוכייה ולעיתים גם בפורים יתקיים אירוע היתולי, צבעוני ומשמח. הקונספט של האירוע צריך להתאים לכל חברה באופן נפרד על מנת שהעובדים ירגישו שחשבו עליהם ושיש ערך מוסף להרמת הכוסית מלבד איחולי החג המסורתיים. ישנם כיום רעיונות רבים שאפשר ליישם על מנת להפוך את מעמד הרמת הכוסית למעניין, מרגש יותר ובעל נופך אישי וייחודי שיתאים אך ורק לארגון וחברה אלה ולא לאחרים. על מנת להשיג זאת כדאי לפנות לשירותיה של חברה מקצועית להפקת אירועים.

אירועים המוניים

לא פשוט לארגן אירוע המוני ולא כל אחד יכול לעשות את זה. גם כאן, ובעיקר כאן מדובר במשימה שמתאימה למקצוענים, כלומר לכאלה שיודעים בדיוק איך לארגן אירוע שאמורים לקחת בו חלק מאות או אולי אלפי משתתפים. יש הרבה מאד מה לדעת ולא מדובר באירוע שקל לארגן באופן עצמאי. בנוסף לכך נדרש, ברוב המקרים קשר עם גורמי אכיפת החוק ולא כל אזרח יכול בקלות רבה לעשות זאת. מכאן, שיש חשיבות לפנייה לאנשי מקצוע שיודעים בדיוק מה ואיך לעשות וכמובן – יש להם ניסיון עשיר וידע רב בהפקת אירועים דומים.

אירוע פתיחה לעסק חדש

כשעסק חדש פותח את שעריו ויוצא לדרך עסקית חדשה – זהו מאורע לא קטן. צריכה להתבצע מחשבה מעמיקה מי האורחים שכדאי שיגיעו, מה בדיוק תהיה התוכנית של האירוע ואיך בדיוק להוציא אותו אל הפועל. יש חשיבה עסקית לא פשוטה מאחורי עסק כזה, שכן צריך לקלוע במדויק לקהל היעד שעשוי להתעניין במה שהעסק יציע לקהל הלקוחות שלו ולכן האירוע עצמו שייערך לקראת הפתיחה יהיה ממוקד באורחים, בשיווק העסק ובהצעות מיוחדות לרגל הפתיחה. יש הרבה הכנות והיערכות לקראת אירוע עסקי שכזה וחשוב להקדיש לו את מלוא תשומת הלב.

לוגו של וואטסאפ
close slider

חזרו אליי בבקשה