ארגון כנס, אירוע השקה או תערוכה זו משימה אשר דורשת איסוף נתונים, הקדשת מחשבה וקבלת החלטות מהירה. אי אפשר להתעלם מן המציאות: ללא הניסיון המתאים אתם יכולים לבזבז זמן יקר בחשיבה על כל פרט קטן. לכן כדי להפוך את התהליך לפשוט יותר, הגדרנו עבורכם את השלבים החשובים בדוגמת צ'ק ליסט כדי לעזור לכם להתחיל.
שלב 1: להבין מהו החזון העומד מאחורי האירוע– כל אירוע מוצלח מתחיל בחזון אותו יש לתרגם למילים ומספרים על מנת למדוד עלויות וכדי לקבל החלטות מושכלות. אולם בתחילת הדרך עליכם להתחיל עם הבסיס והוא: מי, מה, מתי, איפה ולמה. מה החזון העסקי? כיצד אתם שואפים להציג את העסק ואיזו תדמית לשדר? כל אלו שאלות שעליהן עליכם לענות.
שלב 2: בניית תכנית עסקית – אלא אם כן האירוע שלכם עתיד להיות ממומן על ידי ארגון גדול או מענק, עליכם להבין מהיכן הכסף יגיע וכיצד הוא ישמש אתכם על הצד הטוב ביותר. לכן חלק זה של המשוואה דורש מכם להיות מאוד מחושבים כבר בשלב הראשוני על מנת להבין מה ברצונכם וביכולתכם להציע למשתתפים.
שלב 3: השוואת מקומות וספקים – עכשיו, משיש לכם מושג יותר ספציפי אודות מועד הכנס, כמות האנשים וכולי, באפשרותכם להתחיל לחפש אחר מקום מתאים לערוך אותו. קחו בחשבון כי מרבית האולמות יחייבו אתכם להשתמש בשירותיהם השונים לרבות קייטרינג וציוד טכני לכן הבחירה שלכם גם תקבע את גודל ההוצאות. כמו כן ישנם מקרים בהם תדרשו להיערך גם למתן פתרונות לינה, דבר אשר יוצר מערכת נוספת של שיקולים בעת בחירת המקום.
שלב 4: שיווק ופרסום האירוע – אפילו אירועים פופולריים במיוחד נדרשים לשווק את עצמם כדי למלא את כל המושבים. נוכחותם של המוזמנים הנה פרמטר מרכזי להצלחת האירוע וככל שיש יותר אנשים כך יעלה הביקוש, ניתן יהיה להשיג חסויות ולייצר הזדמנויות עסקיות חדשות. לכן מומלץ להשתמש בכל המדיות שעומדות לרשותכם כדי לייצר עניין סביב הכנס לרבות שיווק ברשת ובכל אמצעי דיגיטלי כזה או אחר. כמו כן כדאי גם לעשות תזכורת קטנה ביום האירוע עצמו.
שלב 5: ארגון האולם –לאחר שיווק האירוע זה הזמן להתחיל לחשוב על כל הפרטים הקטנים באולם כמו למשל לנווט את האורחים בתוך האירוע, לחשוב על חלוקת החלל ולהחליט היכן ימוקם כל דבר, לרבות האוכל והמשקאות. רוב האולמות מציעים גם שירותי קייטרינג אולם במקרה ולא, יש גם לסגור עם חברת הסעדה איכותית. כמו כן במידה ואתם מתכוונים לערוך מצגת עליכם לשכור גם מחשב, מסך ומקרן לשכם כך. בדקו אם גם זהו שירות המוצע על ידי האולם ואם לא, היערכו.
שלב 6: חשיבה על כל הפרטים הקטנים – אל האירוע השתדלו להגיע כמה שיותר מוכנים. אם אתם מכינים פרזנטציה לימוד אותה בעל פה ואף נסו אותה על בני משפחה או חברים. כמו כן מומלץ להדפיס פולדרים או ברושורים ממותגים ואף לרכוש שי קטן וממותג למוזמנים כדי שהשהייה תהיה כמה שיותר מזמינה, לימודית וחווייתית.
טיפ קטן ממומחים: לפתור בעיות לפני שהן נוצרות
אירועי השקה או כנסים ותערוכות הם הדרך שלכם לקדם את המוצרים או השירותים שלכם. לכן ארגון נכון ומיטבי של האירוע יכול להיות מאוד משתלם בעתיד. כדי להצליח מומלץ וכדאי לכל אורך הדרך לחשוב כמו האורחים שלכם וללכת במסלול שהם יצעדו על מנת לפתור בעיות לפני שנוצרו. אנו בחברת ג'וי הפקות אירועים נשמח לעמוד לרשותכם בהפקת אירוע מותאם למידותיכם תוך שנעזרים בניסיוננו רב השנים בתחום. אנו מזמינים אתכם להיעזר במעטפת שלמה ונרחבת של שירותים בדרככם להפיק אירוע מוצלח ובלי נשכח, כשאנו מלווים אתכם שלב אחר שלב…
